home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #2 / Monster Media No. 2 (Monster Media)(1994).ISO / freq_qa / dtpfaq.zip / DTPFAQ.EXE / ALDUSFAQ.TXT next >
Text File  |  1993-10-02  |  12KB  |  231 lines
  1. The following is file put out by Aldus (as far as I know) that is a FAQ for
  2. Pagemaker. (Personally, I like our's better :-). I think this one originated on
  3. Compuserve.
  4.  
  5. Geof.
  6. [gwp@cs.purdue.edu]
  7. ==============================================================================
  8.  
  9. Aldus PageMaker Q&A
  10.  
  11. Here are the answers to some questions recently asked about Aldus PageMaker. 
  12. If you have a question, or would like to share a tip, please write us:
  13. Editor, Aldus Magazine, Aldus Corporation, 411 First Avenue South, Seattle, 
  14. WA 98104-2871. Please include your name and phone number in case we need more
  15. information. If we print your tip, we'll send you an Aldus Magazine 
  16. sweatshirt.
  17.  
  18.  
  19. Q. What is an APD file? I don't have one my particular printer model, but
  20. can I still print from PageMaker?
  21.  
  22. A. An APD (Aldus Printer Description) file provides PageMaker the information
  23. it needs to output to a given printer including which fonts the printer has
  24. built in, how much memory it has, what paper sizes it can handle, and so on.
  25. APD files are used only with PostScript printers; QuickDraw printers have 
  26. their own drivers which don't use APDs.
  27.  
  28. APDs are usually installed when you install PageMaker. Once installed, you
  29. choose the APD for your particular printer through the "Printer" pop-up menu 
  30. in the "Print" dialog box. If you don't have an APD for your particular 
  31. printer model, and you're using a 300-dpi PostScript laser printer, you may 
  32. be able to print using the APD called "General." This APD is designed to help 
  33. PageMaker print to the typical 300-dpi printer that has standard paper sizes 
  34. and memory capacity. It may not work, however, if your printer has a different 
  35. resolution, printing an odd paper size, printing a PostScript to disk file, or 
  36. using a print spooler (which keeps PageMaker from communicating directly with 
  37. the printer).
  38.  
  39. In those cases, you can probably print by modifying another APD that has
  40. similar characteristics (such as memory and resident fonts) as the one you're
  41. using. To do so:
  42.  
  43. 1.      Make a copy of the APD you want to modify. (These are located in the
  44. APDs folder in the Aldus folder, which is inside the System Folder.)
  45. 2.      Using any word processor, open the copy of the APD and find the line
  46. that reads: Product: "(Printer name)"
  47.  
  48. 3.      Highlight the text between the quotation marks, including the
  49. parentheses, and delete it. Product: ""
  50.  
  51. 4.      Save the file as a text-only or ASCII file, giving it your printer's
  52. name plus ".apd" at the end (so if your printer was named "MegaLaser," you'd
  53. name the file "MegaLaser.apd"). Store it inside the APDs folder.
  54.  
  55. 5.      Start PageMaker and open the file you want to print. In the "Print"
  56. dialog box, choose your printer in the "Printer" pop-up menu, make your other
  57. print options and click "OK."
  58.  
  59. Finally, if this new APD doesn't work, contact the printer manufacturer to 
  60. see if they have available an APD for your printer.
  61.  
  62.  
  63. Q. What is the custom vertical ruler used for?
  64.  
  65. A. You can set the measurement units for PageMaker's vertical ruler
  66. independent of the horizontal ruler. This is a great help when you want to
  67. align elements based on the leading of the body copy. You may, for example,
  68. want to position baselines, graphics, or rules to align across a page in even
  69. increments of your leading value. By also turning "Snap to rulers" on, you can
  70. drag any element up and down and have it snap neatly to the tick marks.
  71.  
  72. To customize the vertical ruler increments, open the "Preferences..." dialog
  73. box, click "Custom" for the vertical ruler measurement, then type in a value
  74. for the increment. Usually, this ll equal the leading of the primary text in
  75. your document.
  76.  
  77.  
  78. Q. How can I print a black-and-white composite of my page to a Black/White
  79. printer without having colored objects print as screens?
  80.  
  81. A. PageMaker 4.0 always prints colors as screens, unless you choose to print
  82. spot color overlays. To print color objects as solid objects, you must either
  83. print using the Apple printer driver, or first make all the objects black in
  84. PageMaker (yes, there's a quick way to do it).
  85.  
  86. To print with the Apple driver, hold down the Option key as you choose
  87. "Print..." from PageMaker's File menu. You'll get the standard Apple "Print"
  88. dialog box, which allows you to choose "Black and white" (for colors as 
  89. solids) or "Color/Grayscale" (for colors as screens). Make your seleion, click 
  90. "OK," then check the "Larger print area" and "Unlimited downloadable fonts in 
  91. a document" options in the next dialog box, and print as usual. Keep in mind,
  92. however, that the Apple driver is not customized to handle PageMaker files like
  93. the Aldus driver. TIFF images may print slower, and you may lose some
  94. compositional effects such as fine kerning and set width settings.
  95.  
  96. If using the Apple driver is not satisfactory, you can print colors as solids
  97. by quickly removing all the colors from the color palette, so that all objects
  98. default to Black. To do this, make a copy of the file, open it, then choose
  99. "Define colors..." from the Element menu. One by one, select the colors not
  100. listed in italics, and click "Remove" for each. Click "OK" and print as usual.
  101. (Note: This change won't affect colors in placed EPS or PICT files, only in
  102. TIFF images and PageMaker text and lines. Black in EPS and PICT graphics will
  103. print as solids; other colors within them will still screen to mimic the
  104. secondary colors.)
  105.  
  106.  
  107. Q. What is the "View last error message" for in the "PostScript print options"
  108. dialog box?
  109.  
  110. A. This selection has two basic functions:
  111.  
  112. 1.      It forces PageMaker to retain contact with the printer until the page
  113. actually comes out of the printer. (Ordinarily, PageMaker sends out all the
  114. file information, makes sure the priner receives it, then withdraws from the
  115. printing task. Thus some time may elapse between when the last bit of data was
  116. received and when the printer actually spits out the page.) This makes
  117. PageMaker send the data to the printer one "packet" (bundle of information) at
  118. a time instead of several, and to wait for confirmation that the first packet
  119. was received before sending the next one.
  120.  
  121. 2.      If the page doesn't print properly, this option forces the printer to
  122. send back an error message that stays on the screen until you click "OK."
  123. (Often, such error messages flash only briefly, or not at all, leaving you in
  124. the dark about why a file didn't print.)
  125.  
  126. All these functions make this option a useful diagnostic tool for finding out
  127. why a printer mysteriously drops a print job. In addition, if you run up
  128. against a "PageMaker has lost contact with your printer..." problem, using
  129. "View last error message" may help determine if the problem is related to an
  130. over-busy network. A file that prints fine with the option turned on, for
  131. example, may indicate that PageMaker's standard batch of data packets is too
  132. large to get through without being interrupted by a busy network. If this is
  133. the case, you should take steps to break the network into multiple zones, or
  134. consider investing in "traffic controller" software.
  135.  
  136.  
  137.  
  138. Q. When I open and close a PageMaker file, the modification date changes even
  139. though I didn't alter the file in any way. Why?
  140.  
  141. A. This has to do with PageMaker's mandate to do a "mini-save" each time you
  142. open a publication or perform a significant task (such as printing, working in
  143. the Story Editor, or turning a page). This mini-save capability is meant to
  144. help recover your most current work in case your computer system crashes or
  145. suffers a power failure. Since opening a file makes PageMaker mark a mini-save
  146. and prepare it for your alterations, the file is in effect "modified." Hence
  147. the modification date changes to the current date and time.
  148.  
  149.  
  150. Q. I'd like to create more than one contents listing for my PageMaker
  151. publication: one for the chapter titles, one for the illustrations, and one 
  152. for the tables. How can I do this?
  153.  
  154. A. You can easily produce any sort of contents listing using the table of
  155. contents (TOC) feature. The trick is to assign a paragraph style to the
  156. particular kind of element you want listed (say, table titles), then to set
  157. only that style to be included in the TOC before you generate the listing. 
  158. This method is particularly helpful for creating lists of illustrations and 
  159. lists of tables in long documents. Here are the details:
  160.  
  161. 1.      For each kind of TOC you'd like to create, define a style and apply it
  162. to the appropriate text throughout the document. For example, in this case you
  163. may have styles called "Chapter Title," "Illustration Caption," and "Table
  164. Title."
  165.  
  166. 2.      In the "Define styles" dialog box, select only one of these new styles,
  167. click "Edit," then click "Para...." Check the "Include in TOC" option and et
  168. the dialog boxes. (You'll need to make certain that none of your other styles
  169. have this option checked, as well.)
  170.  
  171. 3.      Choose "Create TOC..." from the Options menu, make your formatting
  172. selections, then click "OK." When the loaded text icon appears, pla the text 
  173. on the appropriate page in the publication.
  174.  
  175. 4.      Return to the "Define styles" dialog box and edit the style from Step 
  176. 2 to uncheck "Include in TOC." Next, edit one of the other styles so that it's
  177. the only one to be tagged for inclusion in the TOC.
  178.  
  179. 5.      Create the second TOC as you did the first, only be sure to deselect
  180. the "Replace existing TOC" option before you click "OK." If you don't, TOC 2
  181. will replace TOC 1!
  182.  
  183. 6.      Continue in this manner until you've generated contents listings for
  184. all the styles you'd like.
  185.  
  186.  
  187. Q. I used a registered trademark ((R)) in an Aldus FreeHand 3.0 EPS that I
  188. placed into PageMaker, but the symbol doesn't print. What can I do?
  189.  
  190. A. Aldus FreeHand 3.0 prints option characters (such as(tm), (R), and (C)) in
  191. their fonts, rather than converting them to the Symbol font, as FreeHand 2.02
  192. did. Currently, however, the (R) character that you typically get by typing
  193. Option + R doesn't correctly map to its original font during export; thus it
  194. prints as a blank space from PageMaker. You have several options to get around
  195. this problem.  First, you can type the special character in the Symbol font in
  196. Aldus FreeHand.  You'll need to use a different keystroke than usual, however:
  197. Option + [ (left bracket) for a serif mark (") or Option + Shift + 0 (zero) 
  198. for a san serif mark ().  Another method is to type the (R) symbol as usual, 
  199. only put it into its own text block and convert it to paths before you export 
  200. the file. Since it's no longer considered text, Aldus FreeHand won't map it to 
  201. any font. (Note: You'll need the outline font for Symbol for the convert to 
  202. paths to work. The Symbol outline font is supplied with Adobe Type Manager.)
  203.  
  204.  
  205. Q. Should I check "Include images" when I make a separations file from
  206. PageMaker that I plan to put through PrePrint at a service bureau? Does this
  207. mean I won't need to give the bureau my placed graphics?
  208.  
  209. A. Checking "Include images" when you make a separations (.sep) file makes
  210. PageMaker store any placed grayscale or color TIFF, DCS, or paint-type files 
  211. in the .sep file. In most cases, however, you don't need to do this because 
  212. the .sep file will already include the links information that tells PrePrint 
  213. where to find the images. Leaving this option unchecked also keeps the .sep 
  214. file small.
  215.  
  216. One instance in which you'd want to check "Include images" is when you've
  217. enhanced an image using PageMaker's "Image control" function. In this case,
  218. selecting"Include images" makes sure the image and its enhancement information
  219. are stored within the .sep file. To retain this information through PrePrint,
  220. make sure your service bureau doesn't either relink to the original graphic
  221. file or convert the image's color to process colors.
  222.  
  223. Because "Include images" doesn't deal with anything but images and paint-type
  224. graphics, you should still provide your service bureau with originals of any
  225. other graphics that aren't stored in the PageMaker publication. Whether you
  226. also supply other files depends on the service bureau. Some prefer that you
  227. send the original publication file, all linked images and graphics, plus the
  228. .sep file. Others request that you send only the PrePrint Separation file 
  229. that you printed as PostScript to disk from PrePrint.
  230.  
  231.